La etiqueta en el uso del correo electrónico

La etiqueta en el uso del correo electrónico

La etiqueta en el uso del correo electrónico no son más que unos principios que derivan del respeto por las demás en el contexto social y tecnológico de la era de la información. Se trata, simplemente, de entender que el correo electrónico conlleva usualmente varias exigencias para el interlocutor y le irroga una serie de tareas, no debemos tomarnos a la ligera la responsabilidad que implica escribir un correo electrónico a una o varias personas. Muchas de las variables puestas en juego no dependen de nosotros, pero si hay otras cuantas que están en nuestra mano para facilitar la vida a los receptores de nuestros mensajes, usualmente personas que nos importan (parejas, compañeros de trabajo, amigos, familia…). Existen dos ejes fundamentales que debemos tener en cuenta a la hora de escribir: el tiempo y la privacidad.

El tiempo

Estamos interrumpiendo. Esto no es seguro, pero no es para nada una asunción equivocada a la hora de escribir un correo electrónico. Por más que el interlocutor espere el mensaje, no sabe cuando lo recibirá, por lo que probablemente se encuentre inmerso en otra tarea. Además, muchos de nuestros correos implicarán solicitar algo del lector (que responda, que haga algo por nosotros, que compre nuestros productos…) lo menos es valorar su tiempo.

Para y CC: Quién debe recibir el mensaje

Calculando que nuestro mensaje se lea en un minuto, estamos disponiendo de [ número de receptores ] x minutos del tiempo de personas. Y esta cuenta no tiene en cuenta que el correo incluya a un buen grupo de interlocutores en copia, y genere un debate, por lo que cada respuesta de otro de los participantes implicará un nuevo consumo de tiempo global. Igual que cuando hablamos en público debemos cuidarnos de lo que ofrecemos a la audiencia, cuando escribimos un correo debemos reparar en el tiempo de personas que vamos a estar “robando”, y ver si el robo es justificado y proporcionado. En adición, se entiende como convención que las personas incluidas en el ‘Para’ del mensaje son las que esperamos que respondan a nuestro mensaje o lleven a cabo alguna acción, mientras que las personas incluidas en el ‘CC’ solo queremos que estén informadas de la conversación. Este detalle pone a nuestros lectores en aviso sobre lo que esperamos de ellos.

Un buen asunto

Los profesionales del email marketing saben bien que el asunto es el primer obstáculo que deben salvar para que su trabajo no acabe en la basura o en el listado de SPAM a la primera de cambio. El resto de los mortales no solemos valorar demasiado el asunto. Lo vemos como un obstáculo hacia el campo del mensaje, donde nosotros elaboramos lo que realmente nos interesa que llegue a los interlocutores. Por ello, a menudo lo despachamos con un solo término, vago o general. Puede que incluso lo dejemos en blanco. Sin embargo, un asunto bien elegido es la diferencia entre que nuestro mensaje sea leído ahora mismo o más tarde, sea respondido ahora mismo o luego, o sea directamente marcado como no deseado o enviado a la papelera. Teniendo en cuenta que al enviar un correo electrónico estamos irrogándole una serie de tareas al lector (desbloquea tu teléfono / tableta, lee el asunto y decide si seguir leyendo, lee más si procede, piensa si contesta ahora o luego, a mi o a todos, decide si borrar o marcar como SPAM) es nuestra responsabilidad facilitarle la tarea con un buen asunto: preciso, breve, y que deje claro a ser posible la urgencia del mismo.

Claro, conciso y al grano

Hoy, en muchos casos, nuestras vidas están repletas. Saltamos de un asunto al siguiente y resolvemos cientos de tareas diariamente. Y aunque no sea el caso, somos muy conscientes de la valía de nuestro tiempo. Estamos acostumbrados a que nos pongan por delante robapáginas al ir a leer El País, anuncios al ver un vídeo de YouTube, Volvemos en 7 minutos en medio de la película que estamos viendo, o un buen puñado de papeles en la luna delantera de nuestro coche. Por todo esto, somos muy celosos con nuestro tiempo. Salvo en situaciones concretas, we want it all and we want it NOW. Por todo ello es muy interesante facilitar la vida de nuestros lectores enviando mensajes breves, claros (no enrevesados, bien estructurados, que usen la negrita y la cursiva para que se puedan escanear y comprender rápidamente). Si puedes, debes ahorrarte el saludo y la despedida. Si no es imprescindible, reduce tu firma a la mínima expresión con tus datos de contacto (en ocasiones a un correo con una línea que dice ‘OK’ le siguen 130 párrafos legales, de cuida el medioambiente… ¿y tú no me cuidas a mi?). 

Una conversación, un asunto

La vida es orgánica. Nuestro compañero de trabajo se hace nuestro amigo o incluso nuestra pareja. Desarrollamos relaciones más allá de las laborales con personas con las que estamos acostumbradas a trabajar, y solo hace falta repasar una hipotética conversación con alguien para darse cuenta que ocio, trabajo, lo público y lo privado se entrecruzan sin demasiado orden ni concierto.

Sin embargo, dadas sus características, ésta no es una buena práctica a la hora de utilizar correo electrónico. Siempre debemos separar los distintos asuntos en distintos hilos de conversación, aunque los receptores sean prácticamente iguales. Porque:

  • Siempre puede haber algún receptor que no esté interesado en la otra conversación, y que se vea de repente inmerso en una vorágine de mensajes que ni le van ni le vienen.
  • Aunque no suele ser el caso, hay personas que utilizan muy bien su correo electrónico: establecen filtros, etiquetan, mantienen su inbox a cero y tienen un método de trabajo muy definido. Aunque nosotros no seamos uno de esos, no debemos negarles a los demás la posibilidad de ser eficientes o de tener su propia organización.

Cuidado, cuidado y más cuidado

Gramática, ortografía, mayúsculas/minúsculas, archivos adjuntos… existen una serie de elementos que debemos cuidar a la hora enviar un correo electrónico, porque son susceptibles de afectar nuestro propósito.

Una mala gramática hace que nuestro correo no se entienda bien y lleve mucho más tiempo, la ortografía nos puede hacer quedar mal ante un cliente, las mayúsculas implican gritar y se leen más lento en pantalla, un archivo adjunto no enviado nos puede obligar a volver a enviar otro correo… respira, tómate 30 segundos en comprobar que todo está en orden, y luego envía.

La privacidad

Al facilitarte su correo electrónico, alguien ha depositado su confianza en ti. Confía en que harás un buen uso del mismo, de modo que es un ejercicio de responsabilidad no traicionar esta confianza. Ello implica:

No reenviar mensajes en cadena

El 99% de los mensajes en cadena han sido creados por spammers para hacerse con una buena base de datos de correos electrónicos. Es un método muy efectivo porque siempre hay alguien que quiere ayudar a ese perrito a encontrar un hogar, o a que un crío moribundo reciba una transfusión o dinero para su operación. O simplemente quiere que veas lo increíblemente monos que son unos gatitos.

Pero nadie quiere mensajes en cadena. Nadie quiere mensajes genéricos. Todos queremos mensajes dirigidos a nosotros mismos, individualmente.

Utilizar el CCO para enviar un correo masivo

Si tienes que enviar un correo a mucha gente: escríbelo, mándatelo a ti mismo, y pon en Copia Carbón Oculta -CCO- a todos los receptores. De esta manera, cada uno de ellos recibirán tu mensaje como si se lo hubieras escrito a ellos individualmente, y no verán la dirección del resto de lectores.

Al fin y al cabo, que alguien te haya dado su correo electrónico, no implica que te haya dado permiso para dárselo a todos tus amigos, ¿verdad?

He presenciado múltiples casos en los que no respetar esta buena práctica ha llevado a enfrentamientos bastante agrios, porque hay algunas personas muy celosas de su privacidad. Seas o no una de ellas, creo que debes respetar su postura.

Un par de bolas extra

Creo muy interesantes un par de consideraciones adicionales a tener muy en cuenta a la hora de enviar un correo electrónico:

¿Es el correo electrónico la manera?

Hoy en día existen Facebook, Twitter, Tumblr, WordPress, Blogger, TypePad, Reddit, Delicious, Youtube, Instagram, Telegram, Vine, Tango, Viber, Skype, Google Drive, Dropbox, Usendit, WhatsApp, SMS, teléfonos móviles… la lista es prácticamente infinita.

¿No habrá una manera mejor? Es muy posible que haya algo más interesante que el correo electrónico. Por ejemplo, esta entrada está recogiendo el guante de una conversación de correo electrónico. En lugar de compartir mi respuesta solo con un grupo de personas, me pareció más interesante hacerlo con todo el que quiera leerlo en internet.

Ya hay mucho ruido en nuestras vidas, no hagas más gratuitamente

Anuncios, anuncios, anuncios. Tenemos que apartar basura constantemente para llegar al contenido que nos interesa. Ver intermedios en nuestras películas, banners de webs truculentas al descargar un torrent, tirar montones de propaganda para encontrar la única carta escrita por un amigo de nuestro buzón, leer montañas de WhatsApp hasta encontrar un par que son valiosos para nosotros.

De modo que, en la medida de lo posible, no introduzcas ruido en las conversaciones. No hables de cosas que no tengan nada que ver, no envíes un correo con un “jajajajaja”. Yo sé que el cuerpo te lo pide, y que estás acostumbrado a darle a Like en Facebook, o a +1 en Google… de esto ya se dio cuenta Google cuando trató de parari Wave: los correos electrónicos no tienen un ‘Me gusta’. Creo que en estos casos, es preferible dejar correr la oportunidad y simplemente comentarlo en persona cuando exista la opinión, o cuando respondamos el correo por otro motivo.

¿Qué decís vosotros?

Como todos los principios, no se tratan de leyes inviolables, sino de informadores de nuestra actuación. A vuestro criterio queda, saltároslos a la pidola cada vez que la oportunidad o el contexto lo requieran.

¿Queréis añádir algo?¿Estáis en desacuerdo? Yo me bajo de la burra más fácil de lo que parece 🙂

Manuel Raigada es licenciado en Derecho y Administración y Dirección de Empresas. Es consultor freelance y formador en comunicación y nuevos medios en webcriterio.com. También es profesor en la Confederación de Empresarios de Andalucía y la Cámara de Comercio. Está certificado por Google en Analítica Web.

0 Comentarios

Dejar una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

*